home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / billacct / stmt2sw.zip / STMT2SW.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-11-04  |  14KB  |  341 lines
  1.                         The Billing Statement     
  2.                         Vers: Shareware
  3.  
  4.                         Copyright 1989 A.P. Software
  5.                                        P.O. Box 205
  6.                                        Westford, Ma. 01886
  7.                                        (508) 692-3726
  8.  
  9. System Requirements: IBM PC/XT/AT/jr or compatible with 256 K memory
  10.                      DOS 2.0 or greater
  11.                      5 1/4 inch disk drive
  12.                      A printer is not required but recommended.
  13.  
  14. THE SHAREWARE VERSION IS A COMPLETE WORKING BILLING PROGRAM WITH FEWER
  15. FEATURES THAN THE REGISTERED VERSION.
  16.  
  17. The registered version contains the following additional features:
  18.  
  19.                 60 Item Entries for Each Bill
  20.                 A Message Placed on the Bottom of All Bills
  21.                 Printing of Address Labels
  22.                 Autoentry for Identical Charges/Credits
  23.                 Sorting of Client Address Information
  24.                 Select an Account Range to Erase, View or Print Reports
  25.                 Erase Account Data While Retaining Account
  26.                 Bring Balance Forward on Accounts
  27.                 Yearly Activity and Age of Balance Due(Receivables) Reports
  28.                 Changing Client Account Numbers
  29.                 Operation with Separate Program and Data Disks 
  30.  
  31. To obtain a copy of the latest registered version send  $ 35 to:
  32.  
  33.                              A.P. Software
  34.                              P.O. Box 205
  35.                              Westford, Mass. 01886
  36.  
  37. 1.0 Introduction
  38. ----------------
  39.     The Billing Statement is an easy to use program for producing standard
  40.     billing statements. The bills can be printed on plain or letterhead
  41.     stationery. It also tracks client accounts for 1 entire year.  Individual
  42.     charges and credits must be less than $100,000.  All balances and totals
  43.     must be less than $1,000,000. Multiple copy paper may be used providing
  44.     your printer can produce enough pressure to write on the additional
  45.     copies.
  46.  
  47.     If the system is installed on hard disk, there is no limitation on the
  48.     number of client accounts that may be opened. If the system is used
  49.     directly from a floppy disk, with only 1 drive, there is a maximum of 50
  50.     accounts that may be stored on disk. (This is a function of the amount of
  51.     disk space each file requires. If your accounts have only a few entries
  52.     then you may get more than 50). With the registered version, if you use a
  53.     separate data disk and program disk then the maximum number of accounts is
  54.     112.(This is a function of the directory storage on your floppy. If your
  55.     files are large then you may run out of disk space before you reach 112
  56.     accounts.) For more information see section 5.0 FILES.
  57.  
  58.     Please send all comments and suggestions for enhancement and improvement
  59.     to A.P. Software at the above address. With your help we can continue to
  60.     improve our products.
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.     A.P. Software maintains a copyright on this program and will not be held
  69.     responsible for any damages incurred. You may freely distribute this
  70.     shareware version.
  71.  
  72.  
  73. 2.0 Installation Procedure
  74. ---------------------------
  75.     2.1 One or Two Floppy Drive System
  76.     ---------------------------
  77.         There is no installation or setup necessary. Create a back-up disk.
  78.         Put the original in a safe place. Put The Billing Statement in the
  79.         active drive.
  80.  
  81.     2.2 Separate Program and Data Disks/Two Floppy Drive System
  82.     ---------------------------
  83.         Separate program and data disk operation is only available with the
  84.         registered version. A setup program is provided to allow you to select
  85.         the disk drive for data.
  86.  
  87.     2.3 Hard Disk Installation
  88.     --------------------------
  89.         Create a separate directory on your hard disk for the program.
  90.         Copy the following files to the directory.
  91.  
  92.          STMT2SW.EXE      COMPANY.DAT        ACCOUNT.FIL
  93.  
  94.         All the client data files will be placed in this directory.
  95.  
  96.  
  97. 3.0 Starting the Program
  98. ------------------------
  99.     One/Two Drives: Boot your DOS. Place program disk in A. Type STMT2SW. Hit
  100.     return.
  101.     Hard Disk: Type STMT2SW
  102.  
  103.     The introductory screen appears with the present date displayed on the
  104.     left hand side. If you have a system clock and it is working correctly,
  105.     the correct date should appear. If you do not have a system clock, the
  106.     current date of the system will be shown. If that is not the correct date,
  107.     please enter the correct date. The format is MM/DD/YY. MM is month and
  108.     requires a number from 1-12. DD is the day and requires a number from
  109.     1-31. YY is year and requires a number from 88-99. Leading 0's are not
  110.     necessary. Please use the correct format including / as shown.
  111.     Be aware that this date is used on all statements 
  112.  
  113.  
  114. 4.0 Main Menu
  115. -------------
  116.     The Main menu appears with  7 options as described below.
  117.  
  118.     4.1 Enter/Edit Billing Company Data
  119.     ------------------------------------
  120.         This allows you to enter all the necessary data about your company.
  121.         Selecting E allows the entering and editing of the information. The up
  122.         and down arrow keys allow you to move through the editing easily.
  123.         While editing an item, hitting any key will completely erase that
  124.         item. You must then retype an entry or the item will remain blank.
  125.         The F10 key can be used at any time to end the editing process.
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.         There are 5 lines available for your company address and 1 line for
  134.         Tel #/Fax #. Each entry will allow up to 30 characters. If you use
  135.         plain paper, your Billing Company Data will be centered at the top of
  136.         each bill. If you intend to use pre-printed letterhead stationery, you
  137.         must blank out these 6 entries. ( To do this move the cursor to each
  138.         line of entry and hit any key just once. ) Furthermore, the
  139.         pre-printed letterhead must not be greater than 2 inches in length.
  140.  
  141.         Selecting S will save the data. You do not have to save this
  142.         information however it is a very good idea to do so. 
  143.  
  144.         Selecting R will return control to the main menu. Hitting ESC will do
  145.         the same. 
  146.  
  147.     4.2 Open a New Client Account
  148.     -----------------------------
  149.         This allows you to enter/edit and save data for all your new accounts.
  150.         You must create an account before you can produce a billing statement.
  151.         The E/S/R commands and F10 key operate identical to 4.1 above.
  152.         This option can only be used on a new account. If you wish to edit
  153.         data for an existing account, see 4.3
  154.  
  155.         Each entry contains 5 lines for Client Address, 1 for Attention, 1 for
  156.         Tel. #/Fax. # and 1 for Account #. With the exception of the account
  157.         number, all 7 fields can accomodate up to 30 characters. Consistency
  158.         should be used when entering address information. For example, line 1
  159.         should be used for company name, line 2 for street address, etc.
  160.         (This will be useful when sorting, available on registered version)
  161.  
  162.         You may select any account number from 1-9999999. The maximum is 7
  163.         digits in length. No spaces are allowed.  The data MUST be saved
  164.         before you can create a billing statement.
  165.  
  166.         Accounts are stored in the sequence in which they are created. All
  167.         reports are created using this sequence. 
  168.  
  169.     4.3 Work on an Existing Client Account
  170.     --------------------------------------
  171.         This allows you to edit client account data as well as enter/edit
  172.         items in the billing statement. Once selected you must enter an
  173.         account # to work on. After the account has been verified, you must
  174.         select whether you want to E-edit client address data or M-make
  175.         entries to the statement.
  176.  
  177.         E will allow you to edit any data about the selected account. The
  178.         E/S/R and F10 keys operate as described in 4.1 .
  179.  
  180.         M will allow you to work on the actual statement and its entries.
  181.         The first 10 items of the selected account are displayed along with
  182.         the current Final Balance. The number of items and date are shown at
  183.         the top of the screen.
  184.  
  185.         You will have 8 actions to chose from.
  186.  
  187.            S-Saves the current statement entries
  188.              If you want these entries to be permanently recorded in this
  189.              account, you MUST save these entries BEFORE returning to the Main
  190.              Menu.
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.            E-Enter the next item on the statement
  200.              Each item requests 4 entries to be complete
  201.              Type denotes a charge or credit to the account. It MUST be C or
  202.              R. You cannot leave this empty.
  203.              Date is of the form MM/DD/YY as described in 3.0
  204.              Desc is 35 chars of any descriptive phrase
  205.              Amount is the dollar value for the entry. (less than $ 100,000)
  206.              After an item is entered, the statement and Final Balance are
  207.              updated. The maximum number of entries for a statement is 30.
  208.              (The registered version can store 60 entries per statement)
  209.  
  210.            M-Modify any item on the statement
  211.              Allows you to alter any entry. The up and down arrow keys allow
  212.              you to move throught the editing easier. While editing an item
  213.              hitting any key will erase that item. It must be re-entered or it
  214.              will remain empty. The exception is the Type. It MUST be C or R.
  215.              F10 will return you from the editing. After an item is modified,
  216.              the statement and Final Balance are updated.
  217.  
  218.            D-Delete any item on the statement
  219.              You may delete any line item. You are asked to verify Y/N if this
  220.              is the item to be deleted. Once deleted it may not be recalled.
  221.              After an item is deleted, the statement and Final Balance are
  222.              updated.
  223.  
  224.            P-Print the statement
  225.              You may print the current statement as it shown. 
  226.  
  227.            R-Return to Main Menu
  228.  
  229.            --> Display the next 10 statement entries
  230.  
  231.            <-- Display the previous 10 statement entries
  232.  
  233.     4.4 Print Billing Statements
  234.     ----------------------------
  235.         This allows you to select and print billing statements. You may select
  236.         A-All Accounts  S-Single Account or R-Return. If you select a single
  237.         statement, you must supply the account number. Please make sure that
  238.         the Top of Form is set on your printer. While printing, you may cancel
  239.         with the F10 key.
  240.  
  241.         Remember that your Billing Company Data will appear centered on each
  242.         bill. If you are using pre-printed letterhead paper, make sure that
  243.         the data is blank. (See 4.1). Your Billing Company Data Address Line 1
  244.         and Tel. # appear on the last line of each bill. The statements are
  245.         designed to be used in standard business size window envelopes. Just
  246.         fold the sheet into thirds and the account address will appear through
  247.         the envelope window.
  248.  
  249.     4.5 Erase a Client Account
  250.     --------------------------
  251.         This allows you to erase accounts completely.  You select A-All
  252.         Accounts  S-Single Account or R-Return ( See 4.4 ). 
  253.  
  254.         Before any accounts are permanently erased you are prompted with a
  255.         reminder. Answer Y if you wish to continue and erase an account or
  256.         accounts. Answer N if you do not wish to erase any accounts.
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.     4.6 View/Print Client Account Data
  266.     ----------------------------------
  267.         You may select  A-All Accounts  S-Single Account or R-Return. Then you
  268.         select a screen report or printed report. The report consists of all
  269.         the address information, account number and telephone number for all
  270.         accounts. The F10 key will cancel the printed report or halt scrolling
  271.         on the screen report. The screen report can be un-frozen by hitting
  272.         any key.
  273.  
  274.     4.7 View/Print Activity Summary of All Client Accounts
  275.     ------------------------------------------------------
  276.         You may select  A-All Accounts  S-Single Account or R-Return. Then you
  277.         select a screen report or printed report.
  278.  
  279.         The Monthly report requires you to select a month from 1-12.
  280.         The report consists of ALL entries, charges and credits, made to all
  281.         accounts during the selected month. Subtotals for each client are
  282.         calculated and printed. A Final Total of all subtotals for the
  283.         selected month is also calculated and printed.
  284.  
  285.         If you have a large number of accounts, these reports may not be
  286.         available instantaneously. The program must continually access the
  287.         disk looking for your files. Please allow the program a few seconds
  288.         of time, for each file, in order to complete the report. The F10 key
  289.         will cancel the printed report or halt scrolling on the screen report.
  290.         The screen report can be un-frozen by hitting any key.
  291.  
  292. 5.0 Files
  293. ---------
  294.     The program uses the following files:
  295.  
  296.         STMT2.EXE    COMPANY.DAT    ACCOUNT.FIL 
  297.  
  298.     It also creates a new file for every account that is opened and saved.
  299.     These files have the name A#######.DT1.  The ####### represents the
  300.     account number for that data. Each account file A#######.DT1 can hold up
  301.     to 60 entries. A file with 60 entries requires about 4.1 k of disk
  302.     storage. Therefore if all your files will contain maximum capacity,
  303.     approx. 90 files ( 360/4 ) can be placed on a separate data disk.
  304.  
  305.     The above 4 files must be located in the same directory. Account.dat
  306.     increases in size with each new account. It gains approx. 100-150
  307.     bytes for each account. Company.dat remains approx. the same in size.
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331. 
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.